REGULAMIN WYSTAWIANIA I PRZYSŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
W GMINIE CHRZĄSTOWICE

§ 1. Podstawę prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej stanowi ustawa
z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685).
§ 2. Przez użyte w niniejszym dokumencie określenia należy rozumieć:
1) Klient – odbiorca faktury elektronicznej;
2) Urząd - Urząd Gminy Chrząstowice, ul. Dworcowa 38, 46-053 Chrząstowice, REGON: 000535741 –
wystawca faktury elektronicznej;
3) Gmina Chrząstowice - Gmina Chrząstowice, ul. Dworcowa 38, 46-053 Chrząstowice, REGON:
531413018 – sprzedawca;
4) ustawa VAT - ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685).
§ 3.1. Urząd w imieniu Gminy Chrząstowice wystawia i przesyła faktury w formie elektronicznej
gwarantując autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści poprzez zastosowanie kwalifikowanego
podpisu elektronicznego w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie
identyfikacji elektronicznej i usług zaufania publicznego w odniesieniu do transakcji elektronicznych na
rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.U.UE.L.2014 r., nr 257 poz.73),
weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
2. Upoważniony pracownik Urzędu będzie na dokumencie faktury elektronicznej składał
kwalifikowany podpis elektroniczny. Formatem pliku faktury w formie elektronicznej jest PDF (Portable
Document Format).
§ 4.1. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych od Urzędu, wypełniając formularz
akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Wzór formularza akceptacji stanowi
załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
2. Prawidłowo wypełniony, podpisany przez Klienta lub osobę uprawnioną do reprezentacji klienta
i przekazany do Urzędu formularz akceptacji stanowi wyrażenie zgody na wystawianie i przesyłanie faktur
w formie elektronicznej w rozumieniu art. 106n ust. 1 ustawy.
3. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu,
w którym Urząd otrzymał formularz akceptacji.
4. Wyrażenie akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej nie wyłącza prawa
Urzędu do wystawiania i przesyłania faktur w formie papierowej.
§ 5.1. Klient jest uprawniony do cofnięcia akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur w formie
elektronicznej.
2. Wycofanie akceptacji wymaga złożenia oświadczenia o wycofaniu akceptacji wystawiania
i przesyłania faktur w formie elektronicznej.
3. Wycofanie akceptacji wymaga formy pisemnej bądź elektronicznej przy użyciu bezpiecznego
podpisu. Wzór cofnięcia akceptacji stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu i jest udostępniony
na stronie https://chrzastowice.bip.net.pl/?a=11963.
4. Wycofanie akceptacji jest skuteczne od trzydziestego dnia po otrzymaniu przez Urząd oświadczenia
Klienta o wycofaniu akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.
§ 6.1. Fakturę oraz fakturę korygującą uznaje się za doręczoną z chwilą otrzymania przez Urząd
potwierdzenia dostarczenia wiadomości elektronicznej z fakturą do Klienta („Delivery Report – Raport
Doręczenia). W celu umożliwienia właściwej konfiguracji filtrów antyspamowych Klienta, faktury
elektroniczne będą wysyłane za pomocą poczty elektronicznej z adresu: faktury@chrzastowice.pl.
2. W przypadku, gdy wiadomość zawierająca fakturę w formie elektronicznej nie zostanie dostarczona
Klientowi z uwagi na błędny adres poczty elektronicznej Klienta lub z uwagi na przepełnioną skrzynkę
poczty elektronicznej Klienta lub inną przyczynę techniczną leżącą po stronie Klienta, Urząd po otrzymaniu
stosownej informacji zwrotnej o niepowodzeniu dostarczenia wiadomości – podejmie próbę
skontaktowania się z Klientem w celu usunięcia przyczyn niedostarczenia faktury w formie elektronicznej.
3. Brak możliwości dostarczenia faktury w formie elektronicznej uprawnia Urząd do wysłania faktury
w formie papierowej. Forma papierowa faktury zostanie zachowana do czasu powiadomienia Urzędu przez
Klienta o zmianie adresu poczty elektronicznej, dostępności skrzynki pocztowej w razie jej uprzedniego
przepełnienia lub usunięcia innych trudności technicznych (np. usunięcia błędów serwera) poprzez
wypełnienie w tym celu wniosku, o którym mowa w ust. 5.
4. Zmiana adresu e-mail, na który przesyłane będą faktury, może być dokonana przez Klienta w formie
pisemnej:
1) osobiście;
2) faksem na nr 77 421 96 66;
3) korespondencyjnie (tj. pocztą, kurierem);
4) elektronicznie przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego.
5. Wzór formularza stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu i udostępniony jest na stronie
internetowej https://chrzastowice.bip.net.pl/?a=11963.
6. W przypadku braku powiadomienia przez Klienta o zmianie adresu e-mail, wszelka korespondencja
kierowana na dotychczasowy adres e-mail jest uważana za prawidłowo doręczoną i wywołuje wszystkie
skutki prawne.
§ 7. Faktury wystawione w formie elektronicznej należy przechowywać w wewnętrznej sieci
komputerowej urzędu, a wystawione w formie papierowej w sposób określony w art. 112a ustawy VAT.
Kopie bezpieczeństwa należy tworzyć zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi.

Regulamin wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej