PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

W URZĘDZIE GMINY CHRZĄSTOWICE

zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 grudnia 2024 r. (Dz.U. poz. 928)

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Jeśli masz wiedzę, że doszło do naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie do Urzędu Gminy Chrząstowice następującymi sposobami, które gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji:

1) przesyłając zgłoszenie na adres: Urząd Gminy Chrząstowice ul. Dworcowa 38, 46-053 Chrząstowice z dopiskiem na kopercie „Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne. NIE OTWIERAĆ”;

2) wrzucając zgłoszenie umieszone w kopercie do skrzynki podawczej znajdującej się przy wejściu do budynku Urzędu Gminy Chrząstowice ul. Dworcowa 38, z dopiskiem na kopercie: „Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne. NIE OTWIERAĆ”;

3) składając zgłoszenie w sekretariacie pokój nr 15 I piętro Urzędu Gminy Chrząstowice, umieszone w kopercie z dopiskiem „Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne. NIE OTWIERAĆ”.

Możesz skorzystać z formularza zgłoszenia naruszenia prawa znajdującego się w zakładce.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną.

Jeśli chcesz skorzystać z ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki:

jesteś osobą fizyczną,
zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:

o ochronie informacji niejawnych,
tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

Tryb postępowania.

Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:

potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
wstępna weryfikacja zgłoszenia,
podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego w Urzędzie Gminy Chrząstowice, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji lub przedstawienia dodatkowych informacji,
informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

Wójt Gminy Chrząstowice rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organu publicznego w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

Wójt Gminy Chrząstowice nie rozpatruje zgłoszeń dokonanych anonimowo.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji.

Wójt Gminy Chrząstowice przekaże informację zwrotną do sygnalisty na otrzymany
w zgłoszeniu w danych kontaktowych adres do korespondencji. Informacja zostanie przekazana w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony Wójta Gminy Chrząstowice pełna informacja zostanie przekazana Sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym poinformowany zostanie wcześniej w terminie do 3 miesięcy. Informacja zwrotna będzie wyczerpująca, aby Sygnalista miał przekonanie, że jego obawy zostały potraktowane poważnie. Dotyczy to również wyjaśnienia, dlaczego którakolwiek z przekazanych informacji została uznana za nieuzasadnioną

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.

Wójt Gminy Chrząstowice dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności
i zapewnia, że:

tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty,
dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.

Zasady przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe sygnalistów Wójt Gminy Chrząstowice przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej (Klauzula RODO poniżej).

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Wójt Gminy Chrząstowice po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Takimi działaniami mogą być:

postępowanie wyjaśniające,
wniesienie oskarżenia,
działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (Sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.

Ponadto, Sygnalista, który obawia się lub doświadczył działań odwetowych może także zgłosić ten fakt do Wójta Gminy Chrząstowice.

Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa-zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności.

Sygnalisto pamiętaj, że dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (m.in. dyscyplinarnej, za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa), z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r., o ochronie sygnalistów. Gdyby wszczęto postępowanie możesz wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Jedynym warunkiem ochrony jest fakt, że jako Sygnalista masz uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.

Uwaga! Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj., jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 z dnia 14 czerwca 2024 r., o ochronie sygnalistów).

Zachęcenie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Jeśli jest to możliwe, złóż zgłoszenie wewnętrzne z wykorzystaniem kanałów komunikacji opisanych w zakładce „Sygnaliści – zgłoszenia wewnętrzne”. Takie zgłoszenie również zapewnia poufność oraz ochronę przed stosowaniem działań odwetowych.

Pamiętaj, że możesz złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

Solidarności 77

00-090 Warszawa.

Szczegółowe informacje zawarte zostały w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych dostępnej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Chrząstowice
w zakładce – „Sygnaliści – zgłoszenia zewnętrzne”.

KLAUZULA INFORMACYJNA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM

DANYCH OSOBOWYCH SYGNALISTY

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art.13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) (Dz.Urz.U EL 119/1 z 4.5.2016 r.) dalej RODO, informuję, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Chrząstowice z siedzibą przy ul. Dworcowej 38, 46-053 Chrząstowice.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pisemnie na adres siedziby Administratora, jak również pod numerem tel.: 887818800 lub poprzez e-mail: iodo@chrzastowice.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszeń naruszenia prawa, przekazywania informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w myśl postanowień art. 6 ust. 1 lit. c RODO
w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będziemy je przetwarzali
w związku z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, w oparciu o postanowienia art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

Jeśli nie zdecyduje się Pani/Pan na zachowanie anonimowości informacje dot. Pani/Pana tożsamości będą również przetwarzane w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę na ujawnienie swojej tożsamości można wycofać w dowolnym momencie, niemniej jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym udostępnione dane osobowe mogą zostać ujawnione jedynie podmiotom i organom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami mogą być również podmioty wspierające Administratora w realizacji zadań, w tym zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych w Urzędzie systemów informatycznych przy czym zakres przekazania danych ograniczony jest wyłącznie do możliwości przechowywania tych danych.

Ponadto odbiorcami mogą być:

podmioty uprawnione do obsługi doręczeń w formie tradycyjnej tj. Poczta Polska s.a.,
podmiot serwisujący i utrzymujący system poczty elektronicznej.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia działań następczych, a następnie dane będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w których zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.

Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:
a) żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych osobowych,
b) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych.

Zawsze może Pani/Pan wycofać zgodę na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, a na czas rozpatrywania żądania prosić o ograniczenie przetwarzania danych.

Jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzając dane osobowe naruszyliśmy przepisy o ochronie danych osobowych może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie danych osobowych przez sygnalistę:
a) w przypadku danych identyfikujących, jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Brak podania informacji dot. tożsamości uniemożliwia objęcie Pani/Pana ochroną wynikającą z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów,
b) w przypadku danych korespondencyjnych, jest konieczne do realizacji obowiązków ustawowych w zakresie udzielania informacji sygnaliście,
c) w przypadku ewentualnego wyrażenia zgody na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, jest dobrowolne.

Informacja dot. przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych